Melaksanakan Prosedur Klerikal

SALINLAH ARTIKEL DI BAWAH INI KE DALAM Ms. WORD DAN FORMATLAH SERAPI MUNGKIN, KEMUDIAN DIKIRIM KE EMAIL BAPAK ROSSY CALVITARO PALING LAMBAT 21 SEPTEMBER 2015!

Klerikal_Akomodasi Perhotelan

Dalam Melaksanakan Prosedur Klerikal, ada 3 tiga hal penting, yakni:

1   Memproses dokumen kantor

2   Membuat draft sederhana korespondensi

3 Mengelola sistem dokumen.


Memproses dokumen kantor

Dalam  materi ini, perlu dikenalkan pengertian dari administrasi dan perkantoran.

Kata administrasi dari bahasa Latin yaitu Ad  berarti intensif dan Ministrare berarti melayani, membantu, memenuhi. Dalam bahsa Inggris administration yakni tata usaha. Sedangkan menurut Kamus besar Bahasa Indonesia yakni usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara –cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pembinaan untuk mencapai tujuan: kegiatan yang berkaiatan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.

Unsur-unsur administrasi:

1. Pengorganisasian,
2. Manajemen
3.  Tata hubungan
4. Kepegawaian
5. Keuangan
6. Pembekalan
7. Tata Usaha
8. Perwakilan

Pengertian Perkantoran

Kantor adalah   bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi.

Lebih lanjut lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengelolaan data dan keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen.

Ciri-Ciri Kantor

1. Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan.

2. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, merumuskan penyederhanaan sistem manajemen, metode kerja, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.

Unsur-Unsur Kantor

1. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung

2. Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot- perabot kantor

3. Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari pesuruh sampai pimpinan.

Sarana dan prasarana kantor 

Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai  maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan.

Sarana prasarana tersebut mencakup 4 hal:

1.      Perabot kantor (office furniture)

Yaitu benda-benda yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha dan termasuk perlengkapan kantor tahan lama. 

Contoh: meja kerja, meja receptionis, kursi, lemari, kabinet alat tulis, kabinet file dll.

2.      Mesin kantor (office machines)

Yaitu segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas tata usaha seperti mesin-mesin kantor. 

Contoh: komputer/laptop, mesin ketik, 

3.      Perlengkapan kantor (office supplies)

Yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaian sehari-hari di kantor. Benda-benda tersebut umumnya dipergunakan untuk keperluan tulis- menulis seper ti ker tas, tinta pensil, pulpen dan lain- lain.

4.      Hiasan kantor (office ornament)

Hiasan kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya ditujukan untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung mempengaruhi kinerja di dalam kantor.

Membuat draft sederhana korespondensi

PENGERTIAN SURAT
Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/ informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada puhak yang lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor.
Surat Masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
Surat Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Fungsi Surat:
1.    Sebagai alat komunikasi tertulis.
2.    Pedoman untuk bertindak dan mengambil keputusan.
3.    Duta perwakilan dari suatu organisasi.
4.    Sebagai indikator pengukur kegiatan organisasi
5.    Dokumentasi tertulis dari suatu organisasi.

Layout  surat:

keterangan:
1.    Kepala surat/ kop surat            9. Nama organisasi yg mengeluarkan surat
2.    Nomor surat                          10. Nama penanda tangan
3.    Tanggal surat                          11. Jabatan penanda tangan
4.    Alamat yang dituju                  12. Lampiran
5.    Hal atau perihal                       13. Tembusan
6.    Salam pembuka                      14. Inisial pengonsep dan pengetik surat
7.    Isi surat
8.    Salam penutup
Bagian-bagian surat :

1. Letter head adalah Kepala/kop surat, terdiri dari; Nama instansi, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar Alamat instansi, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil, Logo instansi terletak paling atas.
Dimana kepala surat ini terdiri dari beberapa unsur yaitu:
Ø Unsur Utama, Berupa: nama perusahaan, alamat, nomor telepon.
Ø Unsur Tambahan, Berupa: Logo atau simbol, bidang usaha.

2. Number of Letter adalah Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan.

3. Enclosure adalah Lampiran yaitu Bertujuan untuk memberi tahu berapa banyak lampiran yang dilampirkan.
Contoh : Lampiran : 2 berkas.

4. Subject adalah Hal yaitu berupa garis besar isi surat.

5. Date adalah Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat) Untuk memberi informasi kapan surat tersebut ditulis, nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka.
Contoh :   

•        British style: dd/mm/yyyy     :16 Agustus2011

Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahkan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.

•        American style: mm/dd/yyyy     Oktober 07, 2011

Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal di akhiri tanda koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiriatas.

6. Inside Address adalah Alamat yang dituju (terletak di sebelah kanan surat pembaca)
Contoh :

Yth Dr.Hambali
Jalan sudirman IV.N0.55
Palembang
Sumatra Selatan

7. Salutation adalah Pembuka/salam pembuka yaitu salam hormat kepada penerima surat (diakhiri tanda koma).
Contoh :
British style : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.
American style : Dear Sir

8. Body of the letter adalah Isi surat

Terdapat isi surat yang ditulis. Yang memiliki paragraf pembuka surat, paragraf isi surat(inti surat yang diinformasikan pada pembaca).

9. Complementary close adalah Penutup surat, berisi
- salam penutup : Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis.
- jabatan ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.

•        Britsh style: Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
•        American style: Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.

10. tanda tangan/nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

11. Carbon copy notation adalah tembusan surat yaitu : Untuk menginformasikan kepada pembaca, bahwa surat tersebut yang ditulis dikirimkan juga kepada pihak yang perlu ikut mengetahui isi surat yang ditulis.

12. Inisial
Mengetahui siapa yang pengetik surat, yang bertujuan jika ada kesalahan dapat dihubungi. Nama pengonsep disingkat huruf kapital, sedangkan nama pengetik disingkat huruf kecil.